Location véhicule professionnel

Achat ou location d’un véhicule professionnel ?

Pour se doter d’un véhicule ou d’une flotte de véhicules, les entreprises disposent de différentes possibilités de financement : achat au comptant ou à crédit ou location (de longue durée ou crédit-bail). Pour répondre aux besoins et à la situation de chaque entreprise, un mode de financement idéal existe.

Achat d’un véhicule professionnel

Pour un véhicule destiné à de fréquents déplacements et des distances importantes (kilométrage supérieur à 10 000 km par an), l’achat représente une solution intéressante. Si l’entreprise dispose d’un excédent de trésoreries, elle peut opter pour l’achat au comptant. La formule a l’avantage d’un amortissement rapide, de la valorisation d’actifs, ainsi qu’une sélection large et libre de types, de marques et de modèles.

Pour une entreprise qui ne souhaite pas immobiliser ses capitaux, l’achat à crédit est une alternative intéressante. Les mensualités sont négociées à la signature du contrat et restent fixes durant toute sa durée. Le niveau de trésorerie n’est pas affecté, et l’investissement peut être déduit du compte de résultat.

Toutefois, il est préférable de choisir un modèle qui coûte moins de 18 300 €, car l’amortissement n’est pas déductible au-delà de ce plafond pour les véhicules au taux d’émission de CO2 élevé.

Location d'une voiture de société

L’achat d’une voiture de société présente cependant des inconvénients :

• L’immobilisation de la trésorerie, le paiement de l’impôt sur les plus-values lors de la revente dans le cas de l’achat au comptant.
• L’endettement long et des taux d’intérêt parfois élevés dans le cas de l’achat à crédit.

Pour ces raisons, la location représente une solution plus attractive à plus d’un titre. Il existe deux modes de locations : la LLD et le crédit-bail.

La location longue durée (LLD)

Le mécanisme de la LLD est simple. L’entreprise s’engage à louer un véhicule pour 1 à 5 ans en moyenne. Elle bénéficie d’un véhicule récent et neuf couvert par la garantie du constructeur sans avoir à la financer.

En effet, elle ne règle qu’un loyer au montant et à la périodicité fixes (généralement mensuel, parfois trimestriel) basé sur le type de véhicule, la durée d’engagement, le kilométrage annuel effectué et les options supplémentaires souscrites par le locataire. Le budget est donc maîtrisé et les loyers sont comptabilisés comme des charges déductibles.

Le crédit-bail

Cette formule est souvent assimilée à la Location avec Option d’Achat ou LOA, qui est pourtant réservée aux locataires particuliers. Dans la pratique, l’entreprise choisit un véhicule et demande à un organisme de crédit de l’acheter et de le lui louer. Le locataire doit donc des mensualités au crédit-bailleur (la société de financement) tout au long de la durée de la location. Ce dernier est le propriétaire du véhicule jusqu’à la fin du contrat. À ce moment, le locataire peut acheter le véhicule en payant la valeur résiduelle, qui a l’avantage d’être faible par rapport à la valeur vénale de la voiture.

Les avantages de la location

Si les entreprises sont très nombreuses à recourir à la location de voiture professionnelle, les PME sont encore rares à opter pour cette formule qui ne manque pourtant pas d’attraits par rapport à l’achat ou à l’indemnisation kilométrique.

Large choix de véhicules de qualité

L’offre de location véhicule professionnel est très large. Au client de choisir le type, la marque et le modèle. Il peut même demander des véhicules sur mesure possédant un équipement spécifique comme les véhicules utilitaires frigorifiques. Les véhicules sont souvent neufs, régulièrement renouvelés, toujours fiables et parfaitement entretenus. Soit l’entretien est confié au loueur, soit il est effectué dans le réseau du constructeur dans le cadre de la garantie. Dans les deux cas, cette maintenance par des experts agréés est gage de sécurité pour le conducteur. En outre, elle évite les frais imprévus et autres désagréments engendrés par les accidents.

Enfin, ces modèles récents sont plus respectueux de l’environnement, une préoccupation pour les dirigeants. Dotés des dernières technologies, leurs moteurs n’ont aucun problème de fonctionnement, ce qui contribue à réduire leur émission de CO2, en plus des installations écologiques embarquées.

Souplesse du contrat

S’adaptant aux exigences des clients et à la rigueur budgétaire imposée par le contexte économique difficile, le contrat de LLD notamment devient plus flexible. La durée de location peut être prolongée simplement, le plafond kilométrique est révisable, des services peuvent être ajoutés en cours de contrat, etc.

Certains loueurs proposent même de moduler les clauses du contrat de location suivant les fluctuations de l’activité de l’entreprise cliente. Alternativement, celle-ci peut s’orienter vers la location de moyenne durée pour des demandes ponctuelles ou pour des collaborateurs qui ont besoin de remplacer plus fréquemment leur véhicule. Pour un engagement maximal de 12 mois, et plus coûteux que la LLD, ce contrat a l’avantage d’être ajustable ou résiliable à tout moment.

Une gestion simplifiée ou totalement externalisée de la flotte

Dans les grandes entreprises, la gestion des véhicules occupe au moins un collaborateur à plein temps. Dans une PME, c’est souvent le gérant lui-même qui a la lourde tâche de gérer le parc automobile. Les tâches administratives sont en effet multiples :

• choix du véhicule,
• formalités, entretien, revente,
• suivi avec les assurances en cas de sinistre, etc.

Pour permettre aux salariés et au dirigeant de se concentrer pleinement sur leurs activités, toutes ces tracasseries peuvent être déléguées au loueur de véhicules. En effet, ce dernier propose toute une panoplie de prestations que le client peut choisir à la carte afin de s’en décharger.

L’entretien périodique avec le remplacement des pièces d’usure est généralement compris, mais le locataire peut demander en sus le changement des pneumatiques. L’assistance aussi est souvent incluse, et peut être assortie de la mise à disposition d’un véhicule de remplacement en cas de panne.

D’autres services sont proposés :

• La carte carburant,
• La gestion des péages,
• Les formations à l’éco-conduite,
• Outils de reporting via une plateforme web pour suivre l’utilisation des véhicules.

Quant à l’assurance, même si le locataire peut choisir librement son assureur, il peut opter pour le contrat du loueur et avoir ainsi une totale tranquillité d’esprit.

Attention tout de même aux options qui relèvent du luxe. D’ailleurs, pour un kilométrage annuel inférieur à 20 000 kilomètres, plusieurs services associés ne sont même pas utilisés. À l’entreprise de choisir judicieusement son offre pour bénéficier des prestations utiles en optimisant la dépense.

Fiscalité attrayante

Avec la location de véhicules utilitaires ou de « commerciales », l’entreprise peut récupérer la TVA à mesure des paiements. La taxe est également récupérable en totalité sur les dépenses de maintenance, réparation, de remorquage, etc., ainsi que de carburant sauf sur l’essence et le super sans-plomb.

Contrairement à l’achat sur fonds propres et à l’emprunt, la LLD n’alourdit pas le bilan de l’entreprise. D’un point de vue comptable, le loyer n’est pas considéré comme un investissement, mais comme une charge. Pour les dirigeants qui choisissent une offre complète, la comptabilisation tient en une seule écriture.

Le véhicule ne figure pas dans le patrimoine, il n’y a pas d’immobilisation ni d’amortissement. Le loyer est déductible du résultat imposable, à hauteur de 18 300 euros pour les véhicules particuliers. Les professionnels soumis au régime des frais réels et les professions libérales peuvent passer les loyers en frais généraux et les déduire.

L’entreprise doit néanmoins payer sur la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS), dont le montant est fonction de la quantité de CO2 émise en grammes par kilomètre.

Budget maîtrisé

Le loyer d’une voiture professionnelle étant défini à l’avance et stable, l’entreprise locataire peut estimer ses charges avec précision.

Par ailleurs, les coûts liés aux véhicules sont lissés sur toute l’année, pour une trésorerie linéaire. Et il ne faut pas oublier les tableaux de bord récapitulatifs accessibles sur internet pour gérer les véhicules sans difficulté. Les données disponibles sont nombreuses : nombre de kilomètres parcourus et consommation de carburant pour chaque voiture, rendez-vous d’entretien ou anomalies à corriger, accidents… Un moyen de tirer des statistiques pertinentes et le cas échéant, de réviser le contrat.

Capacité d’endettement et d’investissement préservée

Sans immobilisation de capitaux ni crédit, la location permet à l’entreprise d’affecter ses ressources à des postes stratégiques ou d’emprunter en vue d’investissements productifs. Cette faculté représente un avantage de taille.

Économie sur le budget auto

Par rapport à l’achat, d’un point de vue strictement économique, l’Observatoire du véhicule d’entreprise (OVE) évalue à 10 % à 25 % l’économie potentielle liée à la LLD. Le président de l’organisation explique cet écart par la puissance de négociation des loueurs auprès des constructeurs et concessionnaires. Ces gains sur les coûts sont ensuite répercutés sur les locataires. Toutefois, ces derniers ont intérêt à négocier les prix d’achat, et à ne pas se laisser tenter par les offres packagées, dont certains services sont superflus.

Dépréciation à la charge du loueur

En recourant à la location, les risques de dépréciation du véhicule sont supportés par l’acheteur. Or, une voiture neuve perd environ 25 % de sa valeur dès la première année, et sa valeur à la revente est encore tributaire du marché de l’occasion. Or, la LLD garantit le loyer.

Il est cependant primordial de faire très attention à restituer un véhicule en bon état, sinon le loueur facture des frais de remise en état conséquents. En effet, ils peuvent atteindre trois mois de loyer, voire davantage si le véhicule est rendu en piteux état ou si le loueur n’a pas été informé d’éventuels sinistres. Le procès-verbal, un document à valeur juridique signé par les deux parties, fait l’inventaire des rayures, bosses, phares cassés, sièges abîmés, etc.

Outre ces frais, le loueur vérifie le respect du plafond de kilométrage et en cas de dépassement au-delà de la tolérance contractuelle, établit une note de débit pour les kilomètres parcourus en trop. La note est souvent salée, car le barème appliqué a une vocation dissuasive. Il faut donc évaluer correctement son kilométrage annuel avant de signer le contrat, ou procéder à une révision aussitôt qu’un différentiel important est constaté.

Toutefois, la restitution peut également faire l’objet d’un avoir pour des kilométrages minoritaires, ou encore une provision de carburant ou des pneumatiques non consommés.

Focus sur le marché de la location

Tous les modèles de voitures peuvent faire l’objet d’un contrat de location. Toutefois, entre les différents types de véhicules, le marché est en pleine transformation. Ceux qui roulent à l’essence et au diesel détiennent encore les plus grosses parts de marché, l’hybride et l’électrique connaissent une forte progression.

L’explication de cette mutation est la prise de conscience des entreprises d’adopter une démarche de « mobilité propre » dans la continuité des mesures prises par l’État pour favoriser ces véhicules moins polluants. Ainsi, si le choix en voitures hybrides ou électriques est encore moindre en comparaison avec l’essence et le diesel, les modèles respectueux de l’environnement disponibles à la location se multiplient.

LOA

31 % des PME et des TPE recourent aujourd’hui à la Location avec Option d’Achat pour financer un véhicule ou leur parc.

LLD

La LLD domine le marché de la location de vehicule professionnelle. Après une hausse de 20 % entre 2003 et 2007, son rythme de croissance annuelle a été de 5 % depuis la crise, essentiellement grâce aux grandes entreprises. Toutefois, les plus petites structures commencent à s’intéresser à la LLD, et considérant leur nombre, le potentiel de développement du marché est énorme.

Quid de l’usage d’un véhicule privé dans un cadre professionnel

Certains employeurs mettent à la disposition de leur dirigeant ou de leurs salariés un véhicule pour leur usage privé, non seulement pour les déplacements domicile-bureau, mais également durant les week-ends et congés.

L’attribution de ce véhicule dit « de fonction » entraine l’inclusion d’un avantage en nature annuel sur le bulletin de salaire du salarié, et a une incidence sur ses impôts et ses cotisations sociales. L’avantage en nature constaté correspond à 12 % du coût d’achat TTC de la voiture personnelle si celle-ci date de moins de 5 ans, et 9 % au-delà de 5 ans, auquel s’ajoutent l’entretien et l’assurance.

Financement véhicule professionnel

Quels sont les types de financement pour acquérir votre véhicule professionnel ?

Lorsqu’une entreprise ou un travailleur indépendant souhaite se procurer un véhicule, différentes formules de financement de voiture professionnelle s’offrent à lui. Pour des besoins de courte durée, la location simple auprès des loueurs traditionnels est la solution la plus intéressante. Si le véhicule se destine à répondre à un besoin durable, les autres options satisferont mieux aux exigences de l’entreprise ou du professionnel indépendant.

Achat au comptant de la voiture de société

C’est l’option la plus simple pour l’entreprise intéressée par la propriété de son véhicule, puisqu’il suffit d’en régler le prix pour l’obtenir et l’utiliser librement.

Avantages

• Libre choix/remplacement du véhicule, neuf ou d’occasion avec toutes les options souhaitées.
• Capacité d’emprunt préservée.
• Fournisseur et lieu d’entretien libres (sauf si la garantie du constructeur impose de s’adresser à son propre réseau ou à des réparateurs agréés).

Inconvénients

• Besoin de disposer d’un excédent de trésoreries important.
• Mobilisation des fonds propres de l’entreprise, qui ont un coût.
• Capacité d’investissement réduite.
• Faible pouvoir de négociation sur le prix d’achat, le coût du financement, les charges annexes, le prix de revente.
• Tâches administratives liées à l’acquisition et l’exploitation du véhicule à la charge de l’entreprise ou du professionnel (achat, immatriculation le cas échéant, assurance, entretien, revente).
• Revente à la charge du propriétaire qui subit les aléas du marché de l’occasion.
• Plus ou moins-values à la revente soumises à l’impôt sur les sociétés.
• Impact d’un mauvais état (hors standard d’usure lié à l’usure) sur le prix de revente.
• TVA non récupérable sur les voitures de tourisme (mais récupérable sur les utilitaires).
• Paiement de la TVS. Pour rappel, si le véhicule est un véhicule utilitaire ou commercial, celui-ci ne sera pas concerné par la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) qui ne s’adresse qu’aux véhicules appartenant à la catégorie des « voitures particulières ».

Achat à crédit du véhicule professionnel

Proposé par la plupart des banques et établissements financiers, le crédit auto est un prêt affecté destiné à financer une voiture neuve ou d’occasion. Il se rembourse sur 1 à 5 ans par des prélèvements mensuels fixes.

Avantages

• Libre choix/remplacement du véhicule, neuf ou d’occasion avec toutes les options souhaitées.
• Ressources propres préservées.
• Capacité d’investissement réservée.
• Fournisseur et lieu d’entretien libres (sauf si la garantie du constructeur impose de s’adresser à son propre réseau ou à des réparateurs agréés).
• Gestion budgétaire simplifiée par des échéances fixes.

Inconvénients

• Capacité d’emprunt réduite.
• Tâches administratives liées à l’acquisition et l’exploitation du véhicule à la charge de l’entreprise ou du professionnel (achat, immatriculation le cas échéant, assurance, entretien, revente).
• Revente à la charge du propriétaire qui subit les aléas du marché de l’occasion.
• Impact d’un mauvais état (hors standard d’usure lié à l’usure) sur le prix de revente.
• Plus ou moins-values à la revente soumises à l’impôt sur les sociétés.
• TVA non récupérable sur les voitures de tourisme (mais récupérable sur les utilitaires).
• Paiement de la TVS.

Location longue durée du véhicule de société

En contrepartie de la mise à disposition d’un véhicule pour une période comprise entre 1 an et 4 ans, l’entreprise s’acquitte d’un loyer mensuel ou trimestriel calculé en fonction de la durée d’utilisation et du kilométrage estimé. Il s’agit davantage d’une solution de gestion externalisée du parc automobile proposée par les filiales financières des constructeurs automobiles ou de sociétés de location spécialisées multimarques que d’un pur contrat de financement.

Avantages

• Véhicule neuf ou en bon état et bien entretenu.
• Fonds propres préservés (loyer contre mise à disposition du véhicule).
• Capacité d’emprunt et d’investissement préservée.
• Maîtrise budgétaire grâce à un loyer fixe.
• Coût global réduit grâce à la forte capacité de négociation du loueur.
• Entretien et réparation, assurance et assistance compris dans l’offre du loueur qui bénéficie de tarifs préférentiels.
• Démarches administratives prises en charge.
• Loyer comptabilisé comme une charge et déductible des bénéfices imposables.
• Pas de préoccupation liée à la revente, le véhicule étant restitué au loueur au terme du contrat.

Inconvénients

• Conditions d’utilisation strictes (surtout concernant le plafond kilométrique, dont le dépassement est lourdement pénalisé).
• Pas de possibilité d’achat du véhicule en fin de contrat (et dans quelques cas rares où le louer accepte, pas de prix préférentiel).
• Paiement de frais de remise en état au loueur si mauvais état (hors standard d’usure lié à l’usure).
• Impossibilité de résiliation avant terme.

Crédit-bail auto professionnel

Ce financement automobile s’adresse exclusivement aux professionnels (tandis que la Location avec Option d’Achat ou LOA est réservée aux particuliers). Dans la pratique, l’entreprise demande à un organisme financier d’acheter le véhicule de son choix et de le lui louer. A la fin de la période d’engagement, elle a la possibilité de devenir propriétaire en levant l’option d’achat prévue dans le contrat à un prix convenu à sa signature. Généralement, le dépôt de garantie solde la valeur résiduelle.

Avantages

• Pas d’effet sur les fonds propres de l’entreprise (loyer contre mise à disposition du véhicule).
• Capacité d’emprunt et d’investissement préservée.
• Possibilité d’achat du véhicule à l’échéance du contrat.
• Loyer comptabilisé comme une charge et déductible des bénéfices imposables.
• Maîtrise budgétaire grâce à un loyer fixe.
• Fournisseur et lieu d’entretien libres (sauf si la garantie du constructeur impose de s’adresser à son propre réseau ou à des réparateurs agréés).
• Possibilité d’acheter le véhicule à un prix inférieur à celui du marché.

Inconvénients

• Pour des véhicules très spécifiques difficiles à revendre, le crédit-bailleur peut être réticent, par crainte que le preneur ne lève pas l’option d’achat en fin de contrat.
• Faible pouvoir de négociation sur le prix d’achat, le coût du financement, les charges annexes, le prix de revente.
• Tâches administratives liées à l’acquisition et l’exploitation du véhicule à la charge de l’entreprise ou du professionnel (achat, immatriculation le cas échéant, assurance, entretien, revente).
• Dépôt de garantie à verser (environ 15 % du prix du véhicule) pour couvrir la valeur résiduelle.
• Revente à la charge du propriétaire qui subit les aléas du marché de l’occasion.
• Plus ou moins-values à la revente soumises à l’impôt sur les sociétés.
• Impact d’un mauvais état (hors standard d’usure lié à l’usure) sur le prix de revente si l’option d’achat est levée. Sinon, paiement de frais de remise en état à l’organisme de financement.

Conclusion

Avant de se décider pour l’une ou l’autre, plusieurs questions doivent être posées, notamment la durée du besoin (permanent à long ou moyen terme, mission ponctuelle), l’envie d’être propriétaire (immédiatement ou à terme) ou non, les ressources financières, la disponibilité d’un collaborateur pour la gestion du parc automobile, etc.

Voiture de fonction

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ?

Dans l’exercice de son métier, le salarié peut être amené à conduire un véhicule propriété de l’entreprise ou loué par cette dernière. Celui-ci peut être affecté exclusivement aux déplacements professionnels, ou être également utilisable pour les trajets domicile-bureau ou encore être également autorisé pour un usage privé pendant le week-end et ses congés.

Dans le cas d’un usage mixte, le véhicule est dit « de fonction », mentionné dans le contrat de travail comme un avantage en nature avec certaines conséquences fiscales pour les deux parties.

L’état des véhicules de fonction en France

Auparavant l’apanage des cadres dirigeants et d’une poignée de privilégiés, le véhicule de fonction est totalement entré dans les mœurs en France. Pour les loueurs et constructeurs automobiles, les sociétés et administrations représentent aujourd’hui près de la moitié des ventes de véhicules.

Évolution de la demande

D’une part, les achats par les particuliers ont chuté, malgré les fameuses primes à la casse. De l’autre, les activités des entreprises créent des besoins accrus de mobilité.

Les véhicules de fonction sont un moyen financièrement intéressant pour les déplacements professionnels des salariés, mais aussi leurs trajets privés. En effet, l’avantage en nature revient moins cher à l’employeur qu’une augmentation de salaire, et s’avère plus économique pour le salarié que l’achat d’une voiture personnelle.

Évolution de l’offre

Pour séduire les professionnels, les marques s’adaptent. Les finitions « business » se multiplient, avec des options comme l’intérieur cuir ou les jantes en alliage, mais aussi de multiples équipements dédiés à la productivité de l’employé : l’indispensable GPS, le radar, le kit mains libres, etc. Le « luxe » n’est pas forcément plus onéreux, car le coût global intègre la valeur de revente estimée, laquelle est plus élevée pour les modèles plus chics.

D’autres se spécialisent dans les marchés de niche pour répondre à des besoins très spécifiques, voire du sur mesure : transport de personnes à mobilité réduite, aménagement d’utilitaires, création d’un véritable bureau mobile personnalisé pour les grands dirigeants, avec WiFi à bord, tablette intégrée et autres accessoires sophistiqués. Et pour financer ces véhicules, les formules se diversifient, entre le crédit auto classique, la location longue durée ou le crédit-bail.

De plus en plus, les acteurs du marché enrichissent leurs propositions de prestations annexes qui les transforment en un gestionnaire de flotte externalisé.

Faut-il privilégier une voiture de fonction ou augmentation de salaire ?

La voiture de fonction reste très prisée des employeurs pour attirer de nouveaux talents ou motiver et fidéliser ses troupes. Ils la préfèrent d’ailleurs à l’augmentation de salaire ou aux stock-options, sévèrement encadrées. Pourtant, au cours de la dernière décennie, aux yeux des salariés, elle a perdu de son pouvoir de séduction.

D’une part, le véhicule de fonction s’accompagne de prélèvements additionnels, avec majoration de l’impôt sur le revenu et les prélèvements sociaux. De l’autre, d’autres modes de locomotion comme les 2 roues ou de l’autopartage ont la cote, surtout auprès des jeunes cadres. Dans les grandes villes comme Paris, bien desservies par les transports en commun, beaucoup de salariés préfèrent le cash à la voiture.

Pour convaincre les employés d’accepter la voiture de fonction, les employeurs leur proposent un véhicule plus valorisant. Un exercice délicat avec la pression des charges fiscales, qui pousse les entreprises à s’orienter vers des gammes inférieures sur le critère de la puissance.

En effet, en attribuant un véhicule de fonction à un collaborateur, l’employeur doit payer une cotisation, soit sur la base des frais réels, soit selon un forfait, celui-ci étant le plus utilisé, car plus avantageux. Mais il représente tout de même 9 % du coût d’achat TTC de la voiture pour un véhicule âgé de moins de 5 ans et 12 % si les dépenses de carburant sont à la charge de l’employeur. Dans le cas d’une location, le forfait est de 30 % ou 40 % selon que l’entreprise paie le carburant ou non.

Heureusement, les constructeurs compensent cette « perte » de puissance en améliorant l’aspect extérieur des véhicules, offrant un bon compromis aux entreprises. Désormais, il n’est pas rare de voir des modèles « haut de gamme » transformés en voitures commerciales à 2 places qui permettent à l’entreprise de récupérer la TVA et d’être exonérée de la TVS. Les entreprises modifient aussi leur politique pour intégrer des berlines allemandes (Audi, BMW…) dont le TCO est moindre grâce à leur excellent bilan carbone.

Évaluation de l’avantage en nature d’une voiture de fonction

L’évaluation au forfait en cas d’achat

Elle est basée sur le coût d’achat TTC du véhicule. Le pourcentage change en fonction de l’âge du véhicule (plus ou moins 5 ans) et de la prise en charge ou non par l’employeur des frais de carburant liés à l’usage privé :

• Sans frais de carburant : 6 % pour un véhicule de plus de 5 ans, sinon 9 %.
• Avec frais de carburant : 9 % pour un véhicule de plus de 5 ans, sinon 12 %.

Éventuellement, une formule mixte est acceptable. Dans ce cas, selon que le véhicule a plus ou moins 5 ans, le forfait de 9 % ou 6 % est majoré des frais réels de carburant correspondant à l’usage personnel (factures à l’appui).

L’évaluation au réel en cas d’achat

Elle est basée sur l’amortissement du coût l’achat du véhicule TTC, auxquels s’ajoutent les montants TTC de l’assurance, des frais d’entretien (révision périodique, remplacement des pneumatiques…).

La formule change en fonction de l’âge du véhicule (plus ou moins 5 ans) et de la prise en charge ou non par l’employeur des frais de carburant liés à l’usage privé. Le résultat est multiplié par le ratio entre la distance en kilomètre parcourue à titre privé et la distance parcourue au cours de la même période.

• Véhicule de moins de 5 ans avec carburant « privé » pris en charge L’amortissement est de 20 %. S’y additionnent l’assurance, l’entretien et le carburant avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).
• Véhicule de moins de 5 ans avec carburant « privé » non pris en charge L’amortissement est de 20 %. S’y additionnent l’assurance, l’entretien seulement avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).
• Véhicule de plus de 5 ans avec carburant « privé » pris en charge L’amortissement est de 10 %. S’y additionnent l’assurance, l’entretien et le carburant avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).
• Véhicule de plus de 5 ans avec carburant « privé » non pris en charge L’amortissement est de 10 %. S’y additionnent l’assurance, l’entretien seulement avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).

L’évaluation au forfait en cas de location

Elle est basée sur le coût global annuel de la location incluant la prime d’assurance et les frais d’entretien TTC. Le forfait est fonction de la prise en charge ou non par l’employeur des frais de carburant liés à l’usage privé :

• Carburant pour les déplacements privés payés par l’employé : 30 %.
• Carburant pour les déplacements privés payés par la société : 40 % majorés des frais réels de carburant correspondant à l’usage personnel (factures à l’appui).

L’évaluation au réel en cas de location

Quels que soient l’âge du véhicule et le mode de location (avec ou sans option d’achat), la base de calcul est multipliée par le ratio entre la distance en km parcourue à titre privé et la distance parcourue au cours de la même période.

• Carburant pour les déplacements privés payés par l’employé.

La base de calcul est le coût global annuel de la location auquel s’ajoutent l’assurance, l’entretien et le carburant avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).

• Carburant pour les déplacements privés payés par la société.

La base de calcul est le coût global annuel de la location auxquels s’ajoutent l’assurance, l’entretien seulement avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).

Quels sont les avantages et inconvénients pour le salarié et la société ?

Pour l’entreprise

Au lieu d’accorder une augmentation à l’employé, montant sur lequel elle doit payer des cotisations patronales plus élevées, l’entreprise réalise des économies conséquentes en optant pour l’attribution d’une voiture de fonction.

Outre les charges sociales, en sa qualité de propriétaire du véhicule de fonction, l’entreprise doit souscrire une assurance auto. Dans le cas où le salarié est responsable d’un sinistre (accident, vol, incendie du véhicule), c’est à l’employeur de payer la franchise auto indissociable de tout contrat d’assurance ; il ne peut soustraire la dépense liée au sinistre sur le salaire du conducteur.

Pour le salarié

L’autorisation de faire une utilisation privative de la voiture de société évite à l’employé de devoir payer et entretenir un véhicule personnel.

Cependant, elle le prive d’une augmentation de son salaire brut, qui a un impact sur le long terme (y compris à la retraite), ou d’une prime. De plus, cet avantage en nature qui figure sur le bulletin de paie est assujetti à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales, même si celles-ci permettent d’acheter des droits à la retraite supplémentaires.

Il convient de faire une simulation pour chaque salarié pour connaître l’intérêt d’une voiture de fonction, mais en général, la mise à disposition est à privilégier pour les personnes fortement imposées.

Que dit la loi sur l’usage personnel de la voiture de fonction par le salarié ?

Selon la loi, l’usage privé d’un véhicule de société par un employé doit être autorisé expressément par l’employeur par une clause de son contrat de travail ou une autre note écrite.

Alternativement, si le véhicule est mis à la disposition du salarié de façon permanente, sans qu’un document écrit ne lui en interdise l’usage en dehors des périodes de travail (week-ends, congés payés), l’administration considère qu’il peut se servir du véhicule à des fins privées. Dans le cas contraire, il doit restituer le véhicule à la fin de la journée de travail ; toutefois, certaines sociétés acceptent son utilisation pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail.

Le véhicule de société devient une voiture de fonction qui doit figurer comme un avantage en nature dans le bulletin de salaire et sur la déclaration, car il est soumis à l’impôt sur le revenu au même titre que les autres éléments de la rémunération. Les mêmes règles s’appliquent pour un utilitaire et un véhicule particulier.

Concernant l’assurance, si l’employeur autorise l’utilisation privée du véhicule, il doit couvrir également toute personne qui en a la garde ou peut le conduire. En effet, en cas de sinistre causé par le salarié, c’est l’assurance responsabilité de l’entreprise qui joue, et elle doit supporter la franchise.

Attention à l’utilisation frauduleuse du véhicule de service pour des déplacements privés. Un contrôle fiscal de l’entreprise peut entraîner une requalification du véhicule et une pénalisation pour l’employeur comme pour le salarié.

Quels éléments les salariés peuvent-ils avancer pour négocier une voiture de fonction ?

Un nombre croissant d’entreprises, petites et grandes, intègre aujourd’hui la voiture de fonction dans le package salarial, pas seulement pour les commerciaux et les employés itinérants, également à d’autres salariés. Toutefois, les modèles diffèrent souvent suivant la fonction le niveau hiérarchique. La plupart des employeurs sont flexibles sur ce sujet. Sachez l'être de votre côté.

L’argument de l’écologie

Pour l’ensemble de sa flotte automobile, l’entreprise est redevable de la taxe sur les véhicules de société (TVS). Calculée sur la base du taux de CO2 que la voiture émet, cette taxe est dissuasive à partir de 140 g de dioxyde de carbone rejeté par kilomètre, puisqu’elle s’élève à 3000 euros.

Pour s’éviter une telle pénalité, les dirigeants favorisent les véhicules moins polluants, quitte à augmenter légèrement le budget d’achat. Pour monter en gamme, les berlines allemandes coûtent plus cher que les Françaises à l’achat, mais permettent de réduire notablement le coût global de détention.

Accepter un modèle hybride ou à petit moteur est une astuce pour obtenir des équipements optionnels sur le véhicule ou la prise en charge de certaines dépenses annexes comme le paiement du carburant pour les déplacements privés, la location d’une place de parking à son domicile, etc. Vous serez d'autant moins réticent à accorder ces petits privilèges qu’ils sont moins visibles des autres collaborateurs.

Mise en avant des résultats professionnels

Au lieu d’une prime en cas de performance commerciale exceptionnel ou de succès pour un gros projet, un collaborateur peut-être tenter de négocier un modèle supérieur à celui accordé au reste de l’équipe.

Non seulement le coût est moindre pour l’entreprise, mais la voiture de fonction représente un puissant levier de fidélisation des salariés, qui apprécient son caractère durable par rapport à la prime.

Réduire la fiscalité

Choisir les bonnes options permet de réduire l’avantage en nature inscrit dans le bulletin de paie et imposable. Celles liées au métier en font partie comme le GPS ou un stage d’éco-conduite. Pareil pour celles qui permettent des économies directes comme une boîte de vitesses séquentielle qui diminue la consommation en réglant les vitesses en fonction de l’allure.

Le mode de déclaration de l’avantage en nature influe également. Elle peut se faire :

• Sur la base des frais réels (incluant 25 % des dépenses de carburant).
• Au forfait : 12 ou 9 % selon que le carburant est pris en charge ou non, et respectivement 40 et 30 % dans le cadre d’une location.

Dès lors que la part des trajets d’ordre privés sur le total dépasse 33 %, le forfait est plus avantageux.

Faire des compromis

Pour avoir un modèle supérieur ou un véhicule mieux équipé, rien n’empêche à l’employé de proposer de contribuer financièrement.

Des offres « mixtes » sont également disponibles chez les loueurs, avec petite citadine économique pendant la semaine et véhicule type familial pendant le week-end et les vacances.