Que faut-il savoir sur le contrat de location d’un véhicule professionnel ?
Afin d’éviter d’immobiliser de la trésorerie dans l’achat de véhicules, une entreprise ou un travailleur indépendant peut choisir d’en louer auprès d’un spécialiste. Pour formaliser l’accord, un contrat de location doit être établi.
Définition du contrat de location d’une voiture professionnelle
Le contrat de location d’une voiture professionnelle formalise l’accord entre un « loueur » (ou bailleur), qui fournit le véhicule, et un « locataire » (ou preneur), qui l’utilise à des conditions fixées au préalable pour une durée indéterminée ou pour une période définie au préalable.
Pour un même locataire, au moment de la souscription, le contrat de location est divisé entre :
Les conditions générales
- La date de début du contrat est fixée au jour de la livraison du véhicule au locataire. Les loyers commencent à courir à la date de mise à disposition du véhicule au preneur.
- La date de fin du contrat si les parties s’engagent pour une durée déterminée. Si le contrat est conclu pour une durée indéterminée, les modalités de rupture par l’une ou l’autre des parties doivent être précisées : respect d’un préavis, forme de la notification (généralement un courrier recommandé avec accusé de réception). Le contrat n’est cependant effectivement clôturé qu’après restitution des clés au bailleur et signature conjointe du PV de l’état des lieux complet du véhicule.
- Les services compris (maintenance, dépannage et assistance, pneumatiques…) et les précisions quant à la possibilité ou non de retirer la prestation en cours de contrat, et à quelles conditions.
- Les obligations et responsabilités respectives de chaque partie.
Les conditions particulières
Les conditions particulières qui détaillent les caractéristiques de chaque véhicule concerné par le contrat.
- Les caractéristiques du véhicule (marque, modèle, options et équipements supplémentaires choisis librement par le loueur, ainsi que le nombre de kilomètres au compteur…).
- Le prix de la location en euros HT par jour calendaire. Il est déterminé par la durée de la location et le kilométrage estimé par le preneur.
Le contrat est accompagné de documents contractuels :
- Les annexes aux conditions particulières, essentiellement le PV de livraison et le PV de restitution, qui ont valeur juridique ;
- En cas de reconduite ou de modification du contrat, les éventuels avenants.
Les obligations et droits du locataire
Les engagements que le locataire prend envers le bailleur en signant le contrat de location sont indivisibles.
Formalisation/Annulation de la commande
Le loueur remet un devis ou une proposition de tarif de location au preneur. Aussitôt que ce dernier rend le document signé, son acceptation vaut commande et confirme qu’il s’engage à louer le véhicule aux conditions du présent contrat et des conditions particulières de location.
Si le locataire modifie ou annule sa commande, le preneur peut lui facturer une indemnité forfaitaire. Cette pénalité couvre notamment les sommes que le loueur a éventuellement versées à son fournisseur ainsi que les éventuels frais d’immatriculation.
L’utilisation responsable du véhicule
Même s’il n’est pas propriétaire du véhicule, le preneur, qui se déclare être un utilisateur averti, en a la garde juridique et la responsabilité (art. 1384 du Code Civil).
Il s’engage à ce titre à en faire un usage responsable, et à en assurer l’entretien au quotidien ainsi que la protection contre le vol, les actes de vandalisme, etc. Il doit par ailleurs respecter les éventuelles limitations imposées par le contrat :
- Territoriales : pas de sortie du département/pays sauf autorisation express écrite par le loueur ;
- D’usage : pas d’utilisation du véhicule à des fins autres que celles convenues (rallyes, leçons de conduite, transport de marchandises dans une voiture destinée au transport de personnes, transport public ou rémunéré de personnes ou de biens, transport de produits explosifs, respect des dispositions du Code de la route, etc.)
Le paiement des charges
Durant l’exécution du contrat, outre le paiement du loyer mensuel, le locataire prend en charge l’ensemble des charges afférentes à la mise à disposition du véhicule :
- Frais de réparation et d’entretien (incluant le lavage, les chocs et rayures, le remplacement des feux, vitres et pare-brise, les déchirures, brûlures ou taches sur les sièges, tapis et garnitures, etc.).
- Pénalités en cas de dépassement du plafond de kilométrage fixé par le contrat.
- Impôts et taxes.
- Frais d’essence.
- Frais de carte grise.
- Assurance.
- Frais de garage ou de parking.
Cas de la location avec option d’achat
Il existe une formule de location appelée « leasing » ou LOA (location avec option d’achat) qui consiste pour un locataire à utiliser le véhicule pour une période définie en échange du paiement mensuel (ou à une autre fréquence) d’un loyer fixe. Au terme du contrat, une option d’achat est prévue à un prix convenu à l’avance. Si le locataire exerce son droit, il devient propriétaire du véhicule.
Le contrat de location d'une voiture professionnelle est généralement conclu pour une période comprise entre 24 et 72 mois. Le montant du loyer est déterminé en tenant compte des éléments suivants : prix neuf du véhicule, durée de la location, kilométrage annuel moyen ou plafond, et le cas échéant, apport initial remis en guise de dépôt de garantie.
Le leasing étant régi par la règlementation relative au crédit à la consommation, le locataire peut prétendre au délai de rétractation de 7 jours prévu.
En sus des droits et obligations d’un contrat de location classique, à l’échéance du contrat de location, deux options s’offrent au locataire :
- Il peut lever l’option d’achat par le règlement du prix convenu dans le contrat. Le dépôt de garantie est déduit de la valeur de rachat et la propriété du véhicule est transférée au locataire.
- Il peut renoncer à l’option d’achat et restituer le véhicule. Après déduction des éventuelles dépenses de remise en état du véhicule et pénalités liées au dépassement du forfait kilométrique, le loueur rembourse le dépôt de garantie.
Les droits et obligations du loueur
Le véhicule
Que ce soit pour le véhicule original ou de remplacement, le loueur s’engage à mettre à la disposition un véhicule conforme aux spécifications indiquées par le locataire dans un excellent état, propre à l’intérieur et à l’extérieur, avec les documents de bord complets.
L’assistance et le dépannage
La plupart des contrats de location incluent un service d’assistance et de dépannage 24 h/24 par une entreprise choisie par le loueur, et dans les conditions et limites fixées par la compagnie d’assurance retenue par le loueur. Éventuellement, il livre au preneur un véhicule de remplacement aux caractéristiques similaires à celui immobilisé pour lui permettre de continuer à se déplacer durant une durée prédéterminée ou non.
Rupture du contrat
En cas de non-paiement des loyers, le loueur peut décider la rupture du contrat et réclamer au locataire une indemnité correspondant à 8 % des échéances échues et encore dues ou lui accorder un report d’échéance en contrepartie du règlement d’une indemnité égale à 4 % du total des échéances reportées.
Si le loueur opte pour la résiliation du contrat, le locataire est tenu de restituer le véhicule et de s’acquitter des loyers échus impayés en sus de l’indemnité de rupture de contrat. Comme dans le cas d’une rupture de contrat classique, un état des lieux complet du véhicule sera effectué et si des dommages sont constatés, le loueur établit une facture additionnelle pour la remise en état.
Alternativement, en vertu de l’article D. 311-13 du Code de la consommation, il peut présenter un autre acquéreur au bailleur dans le délai fixé par le contrat.
Zoom sur le contrat d’une LLD
Un contrat de location longue durée pour un véhicule est conclu pour 1 à 5 ans en moyenne. Il peut être souscrit par un particulier, une personne morale ou une collectivité, mais les acteurs du marché notent la faible présence des particuliers.
Les entreprises et professionnels indépendants sont en revanche très nombreux, séduits par les multiples avantages de la formule. Ils peuvent concentrer pleinement leur temps et leur trésorerie à leur activité et optimisent leur budget et leur fiscalité grâce au système de loyer qui évite toute immobilisation financière.
Comme tout contrat commercial, il formalise l’ensemble des informations relatives aux modalités de location à respecter par le loueur et le locataire.
Les conditions générales de location (CGL)
Objet du contrat
Cette rubrique précise le type de contrat (location voiture longue durée, location avec option d’achat), ainsi que les caractéristiques du véhicule loué.
Date de prise à effet et de fin de contrat
La date de début du contrat de location d’une voiture professionnelle est fixée au jour de la livraison du véhicule au locataire.
Utilisation du véhicule
Ces clauses doivent inclure autant les conditions d’utilisation autorisées du véhicule que les usages interdits : modifications du véhicule, rallyes et courses, transport public ou rémunéré de personnes ou de marchandises ou de produits dangereux, sous-location, circulation hors des limites géographiques.
Kilométrage
Le locataire doit indiquer le nombre approximatif de kilomètres qu’il va parcourir durant la durée de la location. Un plafond de kilométrage à respecter est ainsi défini, de même que des pénalités applicables en cas de dépassement. Le loueur peut même inclure une clause de résiliation du contrat si le dépassement est excessif. À l’inverse, les kilomètres non effectués peuvent être remboursés si cette possibilité a été prévue.
Paiement des loyers
Le paiement des loyers est effectué en début de période ou en avance, généralement par prélèvement automatique. En cas de retard ou de non-paiement du loyer, le loueur se réserve le droit de résilier le contrat ou d’étaler la dette, mais facturera au locataire des intérêts calculés à un taux ne dépassant pas un maximum fixé par la loi.
Entretien et réparation du véhicule
Sans être le propriétaire du véhicule, le locataire doit assurer son maintien en bon état, ce qui implique d’effectuer l’entretien périodique recommandé par le constructeur et les réparations indispensables dans un garage agréé. Sur présentation des factures correspondantes, et à condition de respecter le plafond convenu, ces dépenses lui sont remboursées.
Autres prestations complémentaires
Le locataire peut également choisir la tranquillité et recourir aux services d’entretien, de réparation et de changement de pneumatique proposés par le loueur. Certains ajoutent la mise à disposition par le loueur d’un véhicule de remplacement en cas d’immobilisation du véhicule pour réparation, ou encore la carte carburant.
Dépôt de garantie
Il arrive que le loueur exige un apport en guise de dépôt de garantie afin d’avoir l’assurance que le locataire respecte ses obligations.
Ce dernier récupère cette somme à l’échéance du contrat, sous réserve que le véhicule soit restitué dans un bon état et que le forfait kilométrique n’ait pas été dépassé. Autrement, les pénalités applicables sont déduites.
Rupture et résiliation du contrat
Si le loueur et le locataire décident de rompre le contrat qui les lie d’un commun accord, le locataire est redevable d’une indemnité compensatrice dont le montant est déterminé sur la base des échéances à échoir jusqu’à la fin du contrat.
En cas de rupture unilatérale du contrat par le locataire, il est tenu de notifier le loueur au moins 60 jours avant la date de restitution prévue et de régler toutes les échéances et éventuelles indemnités dues.
Si certaines dispositions du contrat ne sont pas respectées, par exemple le règlement des loyers, le loueur peut le résilier au bout d’un délai prédéfini suivant l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Restitution du véhicule
Dans les 24 heures suivant le terme du contrat de location de longue durée, le locataire doit restituer le véhicule, les clés et les documents de bord au loueur. En cas de non-respect de ce délai, le loueur peut facturer une indemnité de retard au locataire.
Comme au moment de la remise du véhicule, un état des lieux complet est effectué et tout dommage constaté dans le PV fait l’objet d’une facture additionnelle pour la remise en état. Au loueur ensuite de remettre en location ou de revendre le véhicule.
Impôts, taxes et frais
Les loyers versés par le locataire incluent l’ensemble des frais, taxes et impôts relatifs au véhicule, et qui relèvent de sa responsabilité.
Assurance auto
Outre l’assurance responsabilité civile obligatoire contractée par le loueur, le locataire doit souscrire sa propre assurance pour toute la durée du contrat. Si un sinistre survient, le locataire doit en informer le loueur et son propre assureur, et s’adresser à un garage recommandé par le constructeur pour la remise en état du véhicule.
Si la voiture est volée, les loyers restants doivent être réglés, et sont assortis d’une indemnité compensatrice à payer par le locataire au loueur.
Choisir un contrat de location longue durée
L’offre en la matière est large. La richesse du parc de véhicules pour répondre à tous les besoins, le choix des services annexes, l’étendue du réseau du loueur si le locataire possède plusieurs sites, ainsi que les conditions tarifaires, déterminent le choix du prestataire.
Par ailleurs, il faut tenir compte de la souplesse du contrat de location d’une voiture professionnelle. Chez la plupart des loueurs, toutes les prestations annexes sont négociables. D’une part, l’engagement étant pris pour quelques années, il peut être compliqué de connaître la future utilisation du véhicule.
Même à court terme, pour les jeunes entreprises ou les professionnels qui démarrent leur activité, l’estimation du kilométrage effectué ou de la durée est parfois floue.Pour cette raison, il faut se méfier des contrats rigides qui n’autorisent aucun ajustement.
Certains loueurs anticipent cette problématique et équipent leurs véhicules de traqueurs qui communiquent au client un éventuel dépassement ou une sous-utilisation d’un véhicule, afin de procéder à une révision du contrat. Plus généralement, les loueurs se basent sur les données réelles d’une année écoulée et en fonction du résultat, intègrent la plus-value ou la moins-value sur les loyers à échoir.