Que signifie concrètement « avantage en nature » pour un véhicule de fonction ?
Lorsqu’un salarié utilise sa voiture de fonction pour ses besoins personnels, cela constitue un avantage en nature qui doit figurer sur sa fiche de paie, que l’entreprise soit propriétaire ou locataire du véhicule.
Pour évaluer l’avantage en nature, deux méthodes de calcul sont laissées au libre choix de l’employeur : évaluation sur la base de la dépense réelle ou évaluation forfaitaire.
On dit qu’il y a mise à disposition permanente du véhicule lorsque le salarié n’est pas tenu de le restituer en dehors de ses heures de travail, notamment en fin de semaine (samedi et dimanche) ou pendant les périodes de congés.
Seule exception, les trajets bureau-domicile, considérés comme le prolongement des déplacements professionnels, ne donnent pas lieu à un avantage en nature.
Cas particuliers
Retenue sur salaire
Dès lors que le salarié participe financièrement à l’acquisition du véhicule, moyennant par exemple une redevance, ou qu’il fait l’objet d’une retenue sur salaire, il n’y a pas d’avantage à déclarer si cette participation est supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature. Par contre, lorsque la contribution est inférieure, l’avantage correspond à la différence entre ces deux montants.
Véhicule réservé à un usage strictement professionnel
L’utilisation du véhicule pour effectuer des trajets domicile-lieu de travail ne constitue pas un avantage en nature si les deux conditions suivantes sont respectées :
- Le véhicule est mis à la disposition du salarié de manière temporaire et ce dernier ne pourra pas s’en servir pour ses besoins personnels ;
- L’usage d’une voiture lui est indispensable dans l’exercice de ses fonctions.
L’employeur devra néanmoins prouver que le salarié ne peut se rendre au travail autrement qu’en utilisant le véhicule de fonction, soit parce que les horaires l’empêchent de prendre les transports en commun ou que le lieu de travail n’est pas desservi.
Les véhicules utilitaires
Pour le cas d’un véhicule utilitaire, l’avantage en nature peut être négligé si un document (circulaire, règlement intérieur, courrier manuscrit ou électronique…) stipule qu’il est réservé à un usage strictement professionnel. Pour rappel, la mention « véhicule utilitaire » est inscrite sur le certificat d’immatriculation (ex carte grise).
Il en est de même pour les voitures particulières (VP) qui ont fait l’objet d’un aménagement particulier dans un but professionnel.
Véhicule vendu à un prix inférieur à celui du marché par le constructeur à ses salariés
Deux cas peuvent se présenter :
- Quand le rabais est inférieur à 30 % du prix du marché (toutes taxes comprises), il n’y a pas d’avantage en nature.
- Lorsque la réduction tarifaire est supérieure à 30 % du prix de vente public (toutes taxes comprises), le montant de l’avantage en nature sera alors retenu pour déterminer l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.
Imposition de l’avantage en nature
Les avantages en nature consentis aux salariés et aux dirigeants, dès lors qu’ils sont utilisés à titre personnel, font partie intégrante de la rémunération et sont soumis à l’impôt sur le revenu.
Il est toutefois nécessaire de bien faire la distinction entre :
- L’avantage en nature, qui est généralement un bien ou service mis à disposition par l’employeur pour permettre au salarié de réaliser des économies sur certains postes de dépenses courantes (restauration, logement, frais de déplacement…)
- Et les allocations pour frais, qui sont constitués de l’ensemble des sommes versées au salarié pour couvrir les dépenses qu’il a engagées dans l’exercice de ses fonctions.
Lorsqu’ils sont destinés à compenser des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise ou pour couvrir des frais occasionnés pendant le travail, ces remboursements ne sont pas considérés comme un avantage imposable. Cela ne s’applique toutefois pas aux indemnités forfaitaires allouées aux chefs d’entreprise non titulaires d’un contrat de travail.
En outre, l’imposition de l’avantage en nature ne sera pas identique selon les bénéficiaires concernés.
Dirigeants
Des avantages en nature ou en espèce sont généralement accordés au chef d’entreprise : véhicule de fonction utilisable à des fins personnelles, logement… Ces avantages sont ajoutés à ses revenus et peuvent être déduits du résultat fiscal de l’entreprise.
Sont ainsi concernés les présidents-directeurs et directeurs généraux de sociétés anonymes (SA) et de sociétés d'exercice libéral à forme anonyme (Selafa), gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou de sociétés d'exercice libéral à responsabilité limitée (Selarl), et présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS).
Selon l'article 39-1-1°, alinéa 2 du CGI « les rémunérations, y compris les indemnités, allocations, avantages en nature, ne sont admises en déduction des résultats que dans la mesure où elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives eu égard à l'importance du service rendu » et sont imposables au nom du bénéficiaire dans la catégorie dont il relève (traitements et salaires ou assimilés [article 62 du Code général des impôts]).
Dans le cas où la rémunération totale (avantage en nature inclus) est reconnue « excessive », c’est-à-dire que le montant est disproportionné par rapport aux fonctions exercées et à la taille de l’entreprise, il convient de réintégrer la partie « exagérée » aux bénéfices imposables et cette fraction sera soumise à l'impôt sur le revenu au titre des revenus de capitaux mobiliers. C’est aussi le cas lorsque l’avantage constitue une libéralité ou quand il est considéré comme un acte anormal de gestion, peu importe le montant de la rémunération globale.
Salariés
Lorsqu’il couvre des dépenses privées (sans aucun rapport avec l’activité exercée) ou des dépenses professionnelles qui ne respecteraient pas les conditions d’exonération, l’avantage en nature est soumis à l’impôt sur le revenu.
L'avantage en nature sera ainsi évalué à sa vraie valeur et vient s’ajouter aux revenus du salarié. Il peut aussi être déduit du résultat fiscal de l'entreprise en tant qu’accessoire du salaire et assujetti aux cotisations sociales.
Exemple
M. Bertrand s’est vu proposer par son employeur une voiture de fonction. Dans ce cas, le coût d’utilisation du véhicule pour ses déplacements personnels et pour les trajets domicile-lieu de travail (couvert par la déduction forfaitaire de 10 %) viendront s’ajouter à sa rémunération.
Pourtant, il faut savoir que l’attribution d’un véhicule de fonction n’est pas nécessairement la solution la plus avantageuse, bien que l’usage à titre privé soit déclaré à sa valeur réelle. En effet, cela entraîne une perte de revenus pour le salarié (le montant de l’impôt sur le revenu étant calculé sur la valeur réelle de l’avantage en nature), alors que l’entreprise devra s’acquitter d’une majoration sur la taxe professionnelle ainsi que sur la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS). Se pose alors la question de l’intérêt d’une telle dépense, lorsqu’on sait que le remboursement des frais kilométriques semble moins coûteux.
Contrôle des avantages en nature par l’Administration fiscale
Afin de faciliter les contrôles du fisc et de l'URSSAF, les bordereaux récapitulatifs des avantages en nature devraient être annexés à la comptabilité.
Dans son article 54 bis, 2e alinéa, le Code général des impôts prévoit en effet que les entreprises doivent « inscrire en comptabilité, sous une forme explicite, la nature et la valeur des avantages en nature accordés à leur personnel ». Cette disposition a été renforcée par une décision du Conseil d'État en date du 2 février 1996 (CE 2 février 1996 n° 127833, 9e et 8e s-s, Ecalle), stipulant que si la société omet de comptabiliser les avantages en nature accordés aux salariés ou aux dirigeants, ceux-ci ne peuvent pas être déduits des bénéfices imposables de l’entreprise compte tenu de leur caractère occulte tel qu’il est prévu dans l'article 111, c du CGI.
Aussi, du moment où ils sont octroyés aux personnes les mieux rémunérées de l’entreprise, ces avantages doivent être inscrits sur le relevé de frais généraux à titre de rémunérations indirectes (article 54 quater du CGI).
Un relevé de frais généraux n° 2067 devra également être joint à la déclaration annuelle de résultats de l’entreprise lorsque le montant des avantages en nature est supérieur par exemple aux :
- Rémunérations directes et indirectes, y compris les remboursements de frais, des dirigeants et salariés les mieux rémunérés (selon que l'effectif de l’entreprise dépasse ou non 200 salariés, cela concerne les dix ou cinq personnes dont les rémunérations directes et indirectes ont été les plus élevées pendant l'exercice) : 300 000 € ou 150 000 € pour l'ensemble de ces personnes ou 50 000 € individuellement ;
- Dépenses et charges liées aux véhicules et autres biens dont ces personnes bénéficient en dehors de leurs activités professionnelles, et dépenses et charges de toute nature liées aux immeubles qui ne sont pas destinés pour l'exploitation : 30 000 € au total.
Les règles fiscales concernant la voiture de fonction
Lorsqu’une des voitures de l’entreprise est mise à votre disposition à des fins à la fois professionnelles et personnelles, la partie privée de son utilisation est un avantage en nature imposable. Il peut être évalué selon deux modes, au choix de l’employeur : sur la base de vos dépenses réelles (avec les contraintes de suivi du kilométrage) ou sur la base d’un forfait annuel indépendamment de votre niveau de rémunération.
En effet, la voiture de fonction fait partie des exceptions pour lesquelles il est possible de compter un forfait au lieu de prendre en compte les frais réellement supportés par l’entreprise.
Les règles sociales concernant la voiture de fonction
La valeur de l’avantage en nature liée à votre voiture de fonction doit également être intégrée à l’assiette des cotisations de sécurité sociale.
Toutes les prestations qui vous sont versées en contrepartie de votre travail (incluant ces avantages) sont en effet considérées lors du calcul de primes d’assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales. Comme dans le cas de l’impôt, l’avantage est traité d’après sa valeur réelle ou comme un forfait.
Que faut-il déclarer ?
L’avantage en nature accordé au salarié dans le cadre de sa fonction doit être déclaré et donc figurer sur son bulletin de paie (en haut de la fiche en dessous du salaire de base).
La valeur de l’avantage en nature est assujettie aux cotisations patronales au même titre qu’un salaire. De même, il sera intégré dans l’assiette de calcul des taxes assises sur les salaires (formation continue, taxe d’apprentissage, participation à l’effort de construction…).
Bien qu’il soit déductible du bénéfice imposable, l’avantage en nature coûte à l’entreprise deux prélèvements supplémentaires, à savoir les charges patronales et les cotisations salariales.
C’est pourquoi l’employeur devra préciser les modalités d’utilisation du véhicule par note de service ou lettre d’information au salarié. Il faudrait alors veiller à l’application effective de l’interdiction.
L’évaluation d’après les dépenses réelles
Lorsque l’entreprise est propriétaire du véhicule, c’est l’amortissement qui est pris en compte, soit 20 % du prix d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans et 10 % s’il a plus de 5 ans. Lorsque le véhicule est loué par votre employeur (avec ou sans option d’achat), les services fiscaux prennent le coût annuel de la location. Dans les deux cas, les charges d’assurance et d’entretien du véhicule viennent en sus.
Pour déterminer l’avantage en nature, il faut faire le prorata du kilométrage effectué à titre privé du total annuel. Si les frais de carburant sont pris en charge par l’entreprise, ils s’ajoutent. En revanche, les frais de réparation liés à un accident ne sont pas imposables
L’évaluation forfaitaire
Si l’entreprise choisit le forfait annuel, celui-ci est calculé en pourcentage en fonction de la valeur et la date d’achat du véhicule, ainsi que la prise ou charge ou non des frais de carburant par l’employeur.
Le forfait est fixé à 9 % du coût d’achat TTC du véhicule si celui-ci a moins de 5 ans et 6 % au-delà. Les frais de carburant, s’ils sont supportés par l’employeur, sont considérés à leur montant réel, ou font l’objet d’une majoration de 3 % du forfait annuel (soit 12 % et 9 % respectivement selon que le véhicule a plus ou moins 5 ans).
S’il s’agit d’un véhicule de location, le forfait correspond à 30 % du coût annuel de la location en intégrant les frais d’assurance et d’entretien. Il passe à 40 % si le carburant aussi est pris en charge.
Comment vos salariés doivent-ils déclarer leur voiture de fonction ?
Assujettie à l’impôt sur le revenu, la voiture de fonction entre dans le salaire net imposable, même si sur la fiche de paie, elle est inscrite dans la rubrique correspondant au salaire brut.
Sur la déclaration de revenus n° 2042 ou 2042 S, elle figure dans la catégorie des traitements et salaires. Comparez le chiffre mentionné sur votre bulletin de salaire du mois de décembre de l’année à déclarer et comparez-le au « Montant net imposable » pré-rempli par l’administration fiscale dans les cases 1AJ et 1BJ sur la base de ce qu’a déclaré votre employeur. En cas d’erreur, il vous suffit d’inscrire le montant total correct.