Que prévoit la loi concernant les voitures de fonction ?
Contrairement à un véhicule de service, prévu uniquement pour une utilisation dans un cadre professionnel, le véhicule de fonction, destiné à un usage mixte (déplacements professionnels et personnels), est très réglementé. Qui doit payer l’amende en cas d'infraction commise par le salarié ? Est-ce que le salarié est obligé de restituer le véhicule en cas de dispense de préavis ? L’employeur peut-il annuler unilatéralement cet avantage ? Ce dossier apporte les éléments de réponse à toutes vos questions en suspens.
Une liberté d'utilisation
D’abord, il est nécessaire de faire la distinction entre véhicule de fonction et véhicule de service.
Dans le premier cas, le salarié est autorisé à utiliser le véhicule que ce soient pour des déplacements professionnels ou personnels, pendant les week-ends (samedi et dimanche) ou pendant les périodes de vacances.
Le véhicule est considéré comme un avantage en nature, dans le cas où il est mis à disposition en permanence au salarié et que ce dernier peut s’en servir pour des besoins personnels en dehors des heures de travail.
Dans ce cas, l’avantage est considéré comme accessoire au salaire, et donc soumis aux cotisations sociales et patronales. Il doit faire l’objet d’une ligne supplémentaire sur le bulletin de paie et déclaré à l’administration fiscale.
La mise à disposition du véhicule de fonction au salarié est prévue contractuellement et la suppression de cet avantage constitue une modification essentielle au contrait de travail.
Il est aussi bon de rappeler que l’employeur n’a pas le droit de supprimer les indemnités kilométriques destinées à compenser les frais engagés par le salarié pour l’usage de son véhicule à titre professionnel et proposer à la place un véhicule de société au salarié (Cass. soc. 30 mars 2011, n° 09-68723).
Quant au véhicule de service, il est réservé pour un usage strictement professionnel. Il ne constitue pas un avantage en nature et n’entraîne aucune imposition supplémentaire. Le véhicule doit alors être rapporté à la fin de journée de travail. Ses modalités d’usage peuvent être précisées et formalisées dans une note de service destinée à l’ensemble du personnel, et il ne doit faire l’objet d’aucune clause spécifique dans le contrat de travail.
Aucune sanction possible pour une utilisation dans un cadre privée ?
Selon la Cour de cassation, un fait intervenu dans le cadre de la vie privée du salarié ne saurait être considéré comme un motif valable de rupture du contrat de travail, sauf si l’employeur réussit à prouver que cette faute constitue un manquement à une obligation découlant dudit contrat.
Au regard de ce principe, la Cour de cassation estime que lorsqu’un salarié commet une infraction au volant du véhicule de la société, hors période de travail, le retrait ou la suspension du permis de conduire ne doit pas être une cause de licenciement disciplinaire (Cass. soc. 3 mai 2011, n° 09-67464).
Les règles d’assurance en cas d'accident
Que se passe-t-il lorsqu’un salarié est victime d’un accident avec la voiture de sa société ? L’article R.211-2 du Code des assurances est clair à ce sujet : l’assurance automobile doit couvrir à la fois le souscripteur du contrat, le propriétaire du véhicule ainsi que tous les conducteurs autorités.
Si l’employeur autorise l’usage à titre personnel du véhicule, et que cette autorisation est signifiée par écrit dans le contrat de travail, le salarié pourra alors bénéficier de l’assurance responsabilité de l’employeur en cas d’accident.
Il faut toutefois rappeler que la notion de conducteur « autorisé » prévue dans l’article R.211-2 concerne uniquement le salarié. Dans le cas où le véhicule a été confié à un tiers (par exemple un membre de la famille) au moment de l’accident, le conducteur ne doit espérer guère bénéficier de l’assurance professionnelle de la société. Tel est l’avis rendu par la Cour d’appel d’Amiens le 13 septembre 1999 (n° 9801806).
Dispositif de géolocalisation d'une voiture de fonction
Si la CNIL reconnait l’utilité de mettre en place un dispositif de géolocalisation dans un véhicule d’entreprise, l'autorité de régulation recommande toutefois de désactiver le système pendant les heures non travaillées (week-end, jour de repos…) et les temps de pause (déjeuner…). En clair, cela ne doit pas constituer un contrôle permanent du salarié concerné (Guide pour les employeurs et les salariés – Édition 2010).
Zoom sur l’entretien du véhicule de fonction
Dans une décision en date du 12 décembre 2013 (Cass. Soc. 12.012.2013 : n°12-25298), la Cour de cassation précise que le défaut d’entretien du véhicule de fonction, s’il a causé un préjudice à l’entreprise, constitue une faute grave, et reste une cause réelle et sérieuse pour justifier un licenciement disciplinaire.
Selon les juges, le salarié doit assurer un entretien régulier du véhicule qui lui est confié. S’il s’agit d’une voiture en location avec option d’achat, le bénéficiaire doit procéder aux révisions périodiques préconisées par le constructeur.
Ce qu’il faut retenir : À travers cet article, le salarié aura désormais l’obligation de planifier lui-même les révisions de son véhicule de fonction.
Qui est responsable en cas d'infraction ?
Selon l’article L. 121-1 du Code de la route, c’est le conducteur qui est responsable pénalement des infractions qu’il commet. C’est donc le salarié qui est responsable des infractions routières dans le cadre de ses missions.
Mais si la logique voulait que le salarié fautif paie la contravention à la suite d’un excès de vitesse ou d’un stationnement gênant, il apparaît que ce n’est pas toujours le cas dans la pratique. En effet, c’est souvent l’employeur qui doit régler les amendes à la place d’employé. Deux cas peuvent alors se présenter :
- Si le conducteur a agi en qualité de préposé, c’est-à-dire l’employé, le tribunal pourra alors décider d’imputer le paiement de l’amende à l’employeur, à condition que ce dernier ait été cité l’audience (Code de la route, art. L. 121-1, al. 2). En d’autres termes, si l’employeur est tenu responsable de l’infraction commise par le salarié (par exemple, l’employeur lui a demandé de réaliser une livraison dans un délai très serré), le tribunal peut condamner l’employeur à payer tout ou partie de l’amende.
- Pour certaines infractions (stationnement illégal, excès de vitesse, non-respect des distances règlementaires…), l’avis de contravention est généralement adressé au titulaire de la carte grise, et donc au chef d’entreprise, et non au conducteur fautif. Dans ce cas, c’est l’employeur qui sera tenu seul responsable pécuniairement de l’infraction.
Pour ne pas avoir à supporter le paiement de l’amende, deux recours existent pour l’employeur :
- Soit il établit l’existence d’une force majeure (vol),
- Soit il révèle l’identité du véritable fautif, ce qui revient à dénoncer le salarié. Ce dernier risque dans ce cas de perdre ses points, ou se voir retirer son permis, dont l’usage est pourtant indispensable à l’exercice de ses fonctions.
Contestation de l’infraction
Le dirigeant pourra toujours contester l’infraction sans avoir à dénoncer le véritable auteur de l’infraction. Il pourrait alors procéder à une requête en exonération. Il ne se retrouvera pas cependant exonéré de tout paiement. Le paiement d’une consignation d’un montant égal à celui de l’amende peut alors être exigé (la somme est restituée en cas de relaxe).
Pour être recevable, cette réclamation doit être fortement motivée. Il faudrait ainsi réclamer une copie de la photographie prise par le radar, étant donné que cette demande n’entraîne pas une suspension des délais de recours contre l’avis de contravention. Rappelons que l’employeur doit se rendre seul ou accompagné de son avocat à l’audience (tribunal de police ou juridiction de proximité) pour faire valoir ses moyens de défense.
La procédure de contestation vise non pas à éviter le paiement de l’amende forfaitaire, mais plutôt à protéger le représentant légal contre le risque de retraits de points sur son permis de conduire. Lorsque le conducteur n’a pas été identifié, le tribunal sanctionne systématiquement l’employeur. En effet, le dirigeant ne peut pas être tenu responsable des infractions commises par ses salariés. En principe, il ne devrait donc pas perdre des points.
Selon l’article L 121-3 du Code de la route, si le titulaire du certificat d’immatriculation a été condamné au paiement d’une amende, cette mention ne doit pas figurer dans son casier judiciaire, ne peut pas être prise en compte pour la récidive et surtout il ne peut y avoir aucun retrait de points. Ce texte précise également que la décision de paiement de l’amende doit être prononcée par le tribunal de police ou la juridiction de proximité.
De fait, dans la pratique, les employeurs ayant payé automatiquement les PV de leurs salariés, sans avoir contesté l’infraction, ont eu leur permis invalidé pour perte totale de points, à la suite des nombreuses infractions commises par leurs employés.
Selon un avis rendu par le Conseil d’État (Avis CE 26-7-2006 no 292750), le chef d’entreprise qui choisit de s’acquitter de la contravention, sans dénoncer le salarié fautif, et sans avoir contesté l’infraction, pourra subir un retrait de points sur son permis de conduire.
En clair, le représentant légal aura intérêt à épuiser toutes les voies de recours (contestation de l’infraction, requête en exonération), au lieu de régler directement l’amende.
À noter : S’il choisit de régler l’amende à la place du salarié, l’employeur n’est pas autorisé à lui réclamer un remboursement, même si une clause le prévoit dans le contrat de travail. En effet, toute retenue sur le salaire en vue de compenser le paiement de contraventions est jugée illicite (article L1331-2 du Code du travail).
Quelles sont les conséquences d'un licenciement sur une voiture de fonction ?
Que se passe-t-il lorsqu’un salarié est licencié et qu’il est dispensé d’exécution de préavis ? L’employeur est-il autorisé à exiger la restitution du véhicule de fonction ? Le salarié pourra-t-il continuer à bénéficier de cet avantage ?
Les articles L1234-5 et L1231-4 du Code du travail précisent qu’en cas de dispense de l’exécution du préavis, le salarié ne doit subir aucune modification sur sa rémunération ainsi que les avantages qui lui sont accordés.
Sur ce fondement, le législateur considère que le salarié n’est tenu de restituer le véhicule qu’au terme du préavis qu’il n’a pas réalisé, même si le dirigeant s’engage à lui verser une indemnité compensatrice. Autrement dit, il pourrait continuer à utiliser la voiture de fonction pour ses besoins personnels jusqu’à l’extinction de son contrat de travail. La jurisprudence est constante en ce domaine (Cass.soc 10 juillet 2012, n°11-15649).
Dans le cas où il accepte de restituer le véhicule, il pourra alors réclamer le paiement de l’avantage en nature que constitue le véhicule. Le montant de cet avantage est indiqué dans son bulletin de salaire (30 ou 40 % du leasing selon que le carburant est inclus ou non).
Au contraire, en cas de rupture immédiate du contrat de travail, suite à une faute lourde, le salarié a l’obligation de restituer le véhicule sur le champ.
Quelles sont les indemnités de licenciement ?
Aux termes de l’article L. 1234-9, alinéa 2 du Code du travail, l’indemnité légale de licenciement se calcule à partir de la rémunération que touchait le salarié avant la rupture de son contrat.
Dans son article R. 1234-4, le Code du travail prévoit deux méthodes pour calculer le salaire de référence :
- Soit le douzième de la rémunération des 12 derniers mois antérieurs au licenciement ;
- Soit le tiers des 3 derniers mois.
C’est la formule la plus favorable au salarié qui sera retenue. Dès lors que le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature, il sera pris en compte dans le calcul de l’indemnité de licenciement (Cass. soc. 11 décembre 1991, n° 88-40330).
Pouvez-vous remplacer le bénéficiaire d'une voiture de fonction ?
Selon la Cour de cassation, l’employeur ne peut pas supprimer unilatéralement le bénéfice du véhicule puisque cela est constitutif d’une modification essentielle du contrat de travail, et nécessite l’accord du salarié (Cass. soc. 14 juin 2007, n° 06-40877).
Ainsi, l’annulation d’un avantage en nature par l’employeur, sans en avertir le salarié, constitue un manquement essentiel au contrat et justifie l’allocation de dommages-intérêts.
En revanche, cette règle ne s’applique pas pour une voiture de service, qui est destinée à un usage strictement professionnel, et qui n’est donc pas considérée comme un avantage en nature. Dans ce cas, l’employeur n’est pas tenu de verser des dommages-intérêts envers le salarié, d’autant plus que celui-ci ne subit aucun préjudice lié à la privation du véhicule.